Excel Funktionen für Anfänger

Wollen Sie Excel lernen? Excel ist schon seit Jahren ein wichtiger Teil vieler Jobs und ist mit seinen vielen Funktionen eine sehr starke Software. Ein Problem hat Excel allerdings. Die enorme Vielfalt an Funktionen macht das Einsteigen für Microsoft-Office Anfänger ziemlich schwer. Im Gegensatz zu MS Word, sind die Effekte der verschiedenen Knöpfe nicht immer offensichtlich. Wir wollen Ihnen heute zeigen, wie Sie sich in den grundlegenden Optionen und Funktionen dieses Tabellenkalkulationsprogrammes zurechtfinden. Bereiten Sie sich vor, auf unser Excel ABC!

Was ist Excel eigentlich?

Excel ist ein Programm aus dem Hause Microsoft, welches dafür programmiert wurde, um möglichst einfach Zahlen, Daten und sonstige Informationen auszuwerten, sortieren und auszurechnen. Ein Beispiel einer typischen Nutzung von MS Excel wäre beispielsweise, alle Kontaktinformationen, Namen und Geburtsdaten von Freunden und Bekannten ordentlich in eine Tabelle zu verpacken. Andere Menschen würden Excel wiederum dafür nutzen, um Aufträge und Informationen bei der Arbeit festzuhalten. Excel hat Anwendungsmöglichkeiten bei vielen Alltagsaufgaben, Sie müssen einfach selber wissen, für was Sie Excel am liebsten nutzen würden. Excel-Tabellen werden in den Formaten .xls oder .xlsx gespeichert, doch das Programm kann ebenfalls Tabellen von ähnlichen Programmen lesen, beispielsweise von Apache OpenOffice und Google Sheets.

Die Basics - Teil 1: Der Start

Gut, lassen Sie uns loslegen. Als erstes sollten Sie das Programm öffnen. Sie finden es ganz einfach auf Ihrem Desktop, das Icon ist grün und hat ein X abgebildet. Wenn das Programm dann aktiv ist, haben Sie nun ein leeres Spreadsheet vor sich. Sie sollten ein großes Feld voller weißer Zellen sehen. Die Spalten werden mit Buchstaben gekennzeichnet, die Zeilen sind nummeriert. Wenn Sie auf eine bestimmte Zeile klicken, wird diese schwarz umrandet und ist somit markiert. Sie sehen außerdem, dass ein Zahlenfeld und ein Buchstabenfeld die Farbe geändert haben. Das wäre dann der Name der Zelle.

Wenn Sie beispielsweise die erste Zelle, die Zelle ganz links oben, anklicken, lautet der Name A1. Der Name beruft sich daher, dass es die Zelle ist, die sowohl in der ersten Zeile und in der A-Spalte liegt. Wenn Sie das Feld rechts daneben anklicken, wäre der Name B1. Wenn Sie hingegen eine Zelle nach unten wandern, lautet der Name A2. Wir hoffen, Sie haben soweit alles verstanden. Wenn nicht, hilft es außerdem, selber ein wenig in Excel herumzuprobieren, bis Sie alles verstehen.

Die Basics - Teil 2: Formatierung

Lassen wir diese Lektion fortführen. Wenn Sie ein Feld auswählen, können Sie dort etwas Beliebiges eintragen. Sollten Ihre Informationen zu lang sein, werden diese nicht angezeigt. Keine Bange, die Lösung ist einfach. Sie können die Höhen und Breiten der Zeilen und Spalten mit einem einfachen Trick vergrößern. In der Zahlenleiste sehen Sie kleine Linien, die alle Zahlen voneinander trennen. Wenn Sie eine anklicken und dann nach oben oder unten ziehen, verändert sich die Höhe aller Felder dieser Zeile. Das selbe lässt sich in der Buchstabenzeile anwenden, somit wird die Breite jener Spalte verbreitert oder gekürzt. Eine weitere Methode lautet "Wrap Text".

Diese Funktion verursacht, dass der ausgewählte Text mehrere Zeilen hoch sein darf. Sprich, der Text von dem Feld A1 könnte, statt auf nur einem Feld, auf Feldern A1, A2 und A3 sein. Zwar hätte man somit ein ähnliches Ergebnis, als würde man die Höhe jener Zeile vergrößern, doch Wrap Text hat eine Menge Anwendungspunkte. Wenn Sie vielleicht Kontaktinformationen Ihrer Freunde in einer Tabelle eintragen wollen, doch eine Person hat mehrere Telefonnummern, könnten Sie mit Wrap Text das Namensfeld vergrößern und direkt daneben alle Telefonnummern eintragen.

Die Basics - Teil 3: Berechnungen

Nun kommen wir zu etwas fortgeschrittenen Funktionen. Sie müssen, falls Sie etwas in Ihrer Tabelle ausrechnen möchten, nicht gleich den Taschenrechner zücken. Das Ganze geht viel einfacher. Sehen Sie ganz einfach nach, welche Zellen addiert werden sollen. Dann wählen Sie eine leere Zelle, in der Sie die Summe stehen haben wollen. Dort müssen Sie nun ein = eintippen. Direkt dahinter schreiben Sie dann SUMME und tippen eine offene Klammer ein und dahinter schließen Sie sie. Nehmen wir einmal an, Sie wollen die Felder A1 bis A12 addieren. Tippen Sie also innerhalb der Zelle A1:A12 ein. Der Doppelpunkt zwischen den Zahlen symbolisiert, dass alle Felder zwischen A1 und A12 ausgewählt werden sollen. Ein Semikolon würde entsprechend bedeuten, dass nur Felder A1 und A12 betroffen wären. Die komplette Formel müsste nun so aussehen: =SUMME(A1:A12).

Drücken Sie nun Enter, dann müssten Sie das Ergebnis sehen. Der Vorteil an dieser Methode ist, dass die Lösung sich immer aktualisiert. Somit können Sie auch Änderungen an den Feldern vornehmen und haben hinterher die richtige Zahl. Diese Funktion von Excel ist beispielsweise vorteilhaft, wenn Sie bei der Arbeit Zahlen oder Geld summieren wollen. Excel kann noch viele anderen Kalkulationen durchführen, welche wir Ihnen später in einem Kurs für Fortgeschrittene näherbringen wollen.

Die Basics - Teil 4: Wichtige Shortcuts

Jetzt finden Sie sich sicherlich schon gut in MS Excel zurecht. Wir sind aber noch nicht fertig mit Ihnen. Wir möchten Ihnen noch einige Tastenkürzel beibringen, mit denen Sie Ihren Workflow vereinfachen können. Wenn Sie eine Zelle ausgewählt haben, können Sie die Pfeiltasten nutzen, um effizient zu navigieren. Die Tastaturkürzel STRG+C für das Kopieren und STRG+V zum Einfügen sind ebenfalls wichtige Bestandteile. Sie können STRG+Z nutzen, um eine Aktion rückgängig zu machen, falls Sie einen Fehler gemacht haben. STRG+Home bringen Sie ganz einfach zur Zelle A1 zurück. Sie können ganze Zeilen oder Spalten auswählen, wenn Sie auf eben jene Zahl oder Buchstaben drücken. Zu guter Letzt können Sie mehrere Felder auswählen, wenn Sie auf die Zelle gedrückt halten und dann den Zeiger auf die anderen Zellen ziehen.

Unser Schlusswort

Wenn Sie bis zu diesem Teil unseres Tutorials gekommen sind, sind Sie sicherlich schon Novizen bei der Nutzung von MS Excel. Wir bedanken uns bei Wintotal und den Tipps von Mykey dafür, dass sie reiche Informationsquellen sind, ohne die unser Kurs für Excel-Neulinge nicht möglich gewesen wäre. Da Sie sich nun gut in Excel zurechtfinden, können Sie das Programm nutzen, wie Sie wollen. Wenn Sie einen Kurs für Fortgeschrittene wagen wollen, müssen Sie sicherlich nicht allzu lange warten. Bis zum nächsten Mal!